ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT SYSTEM
ECM - WIRTSCHAFTLICHE AUFBEWAHRUNG VON GESCHÄFTSINFORMATIONEN GARANTIERT!
Jedes Unternehmen benötigt heutzutage ein stabiles und sicheres Dokumentenmanagement, welches ein Bestandteil des ECM-Systems ist. Das Thema Dokumentenmanagement befasst sich dabei vorrangig mit dem gesamten Prozess rund um die elektronische Archivierung von Dokumenten. Enterprise Content Management kann dennoch weitaus mehr als reine Archivierung. Es gehört als festes Element zum Informationsmanagement in Unternehmen. Dabei schafft ECM auch eine einheitliche, zugängliche und strukturierte Sicht auf unstrukturierte oder semistrukturierte Daten im Betrieb. Experten schätzen den Anteil unstrukturierter Daten in Unternehmen hoch ein. Enterprise Content Management erschließt diese Daten und ermöglicht so die effiziente Nutzung aller Informationen und Dokumente im gesamten Unternehmen. Schneller und einfacher Informationszugang spart wertvolle Arbeitszeit.
Darüber hinaus steigern die Automatisierung von Arbeitsabläufen und die integrierte Informationsbereitstellung in vorhandenen Systemen die Produktivität erheblich.
ECM BEFASST SICH MIT VIER KLASSISCHEN KOMPONENTEN:
Die Erfassung von Informationen kann über verschiedene Automatisierungslevel und Schnittstellen geschehen.
Ob manuell durch das Einscannen von Dokumenten mit nachgelagerter OCR Erkennung (Optical Character Recognition), oder vollautomatisch aus SAP oder E-Mail-Diensten ist für die Erfassung nebensächlich. An unsere ECM-Systeme können nahezu alle Systeme angebunden werden. In der Erfassung werden die Daten auch schon mit ersten vorhandenen Informationen angereichert.
So können Beispielsweise für eine eingescannte Eingangsrechnung direkt vorhandene Informationen aus den Datenbanken geladen und zum Dokument hinzugefügt werden.
In dieser Komponente wird mit den Informationen gearbeitet. Dies kann beispielsweise ein automatischer Workflow sein, um den Freigabeprozess eines Dokumentes zu beschleunigen. Weiterhin wird in dieser Komponente sichergestellt, dass das Dokument auffindbar ist. Hier kommen Techniken, wie Volltextindexierung zum Einsatz. Die Verwaltung ist die zentrale Komponente des ECM-Systems und stellt ebenfalls Aufbewahrungsfristen sowie Vernichtungsfristen sicher.
Diese Komponente stellt langfristige Speicherung und bei Bedarf Unveränderbarkeit sicher. Die Zusammenarbeit mit modernen Speichersystemen ermöglicht zudem eine elektronische Speicherung und Bewahrung der Dokumente. So wird die Sicherheit der Informationen gewährleistet und eine wirtschaftliche Aufbewahrung der Informationen innerhalb der Geschäftsprozesse garantiert. Unsere ECM-Systeme verwenden hochmoderne Storage-Systeme mit WORM Technologie (Write Once, Read Multiple).
Diese Komponente stellt sicher, dass die Informationen und Dokumente auch nach langfristiger Speicherung aufrufbar sind. Dies umfasst auch Transformation- und Rendition-Prozesse. So wird sichergestellt, dass auch ältere Dateiformate auf aktuellen Endgeräten angezeigt werden können.
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