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5 Tipps für Ihre erfolgreiche IT-Transition

Wie kann die Unternehmens-IT zuverlässig funktionieren und gleichzeitig qualitativ so gut sein, dass die Kernaufgaben reibungslos laufen? Wie lässt sich dabei sogar noch die Effizienz verbessern? Die immer komplexer werdende IT und der anhaltende Fachkräftemangel machen dies zu einer zentralen Herausforderung, insbesondere wenn IT nicht zum Kerngeschäft eines Unternehmens zählt. Ein Weg ist das Outsourcing des IT-Betriebs und die Übergabe an einen externen IT-Dienstleister.

Doch wie gelingt dieser Übergang erfolgreich? Diese Tipps helfen dabei, dass die IT-Transition gelingt:

1. VORGEHENSWEISE

Arbeiten Sie schon vor Vertragsbeginn zusammen: Die gemeinsame Arbeit mit dem zukünftigen Dienstleister beginnt am besten noch vor der Vertragsunterschrift. Ein gemeinsames Bild über die IST-Situation der IT und die spezifischen Anforderungen Ihres Kerngeschäftes ist immens wichtig für alle weiteren Schritte. Auf dieser Basis kann ein guter Dienstleister zusammen mit Ihnen ein SOLL-Szenario und einen Projektplan mit den richtigen Arbeitspaketen entwickeln. Gleichzeitigt bekommen Sie einen Eindruck über die Leistungsfähigkeit des Dienstleisters.

2. LEISTUNGSSCHEINE

Ergänzen Sie den Vertrag um Leistungsscheine: Leistungsscheine als Ergänzung zum Rahmenvertrag können sinnvoll erst auf Basis eines gemeinsamen Zielszenarios erstellt werden. Diese Leistungsscheine geben beiden Seiten Sicherheit im zukünftigen Vertragsverhältnis und dürfen bei keinem guten Vertrag fehlen. Die Kosten für diese Arbeit können zum Beispiel auf Basis einer Absichtserklärung abgerechnet oder als Beratungsleistung eingekauft werden, ohne dass der eigentliche Vertrag schon unterschrieben ist.

3. RESSOURCEN

Legen Sie die personellen Ressourcen früh fest: Zur Steuerung des Vorprojektes zum Outsourcing sollten schon vorab ein internes Team festgelegt und die Wissensträger integriert werden. Denn wenn eine Perspektive über die künftigen Aufgaben da ist, sind die Mitarbeiter motiviert und offen für den Change-Prozess. Legen Sie fest, wie Sie Ihre IT-Mitarbeiter nach dem eigentlichen Betriebsübergang einsetzen werden, zum Beispiel in der neuen Rolle des Dienstleisterkoordinators.

4. EXTERNE BERATER

Externe Berater arbeiten oft sachbezogener: Denken Sie darüber nach, qualifizierte Berater von extern zu engagieren und als interne Projektleiter einzusetzen. Neben der Erfahrung in der Abwicklung solcher IT-Outsourcing-Vorhaben ist ein Berater oder auch ein Beraterteam in der Regel frei von persönlichen Motiven, was eine Arbeit auf sachlicher Ebene erleichtert und das Gesamtergebnis oft nochmals verbessert.

5. SERVICE & REPORTING

Störungen in der Übergangsphase sind normal: Das letzte IT-System wurde umgestellt und liegt nun in der Verantwortung des neuen Dienstleisters. Damit ist vielleicht das Projekt offiziell beendet, aber die Arbeit in und an dieser neuen Konstellation geht natürlich weiter. Häufig kommt es in der Übergangsphase noch zu Störungen, welche vom Grad der Komplexität des Systems abhängig sind und im Rahmen der Umstellung akzeptiert werden sollten. Es ist ein professioneller Umgang mit dieser Phase seitens des Dienstleisters zu erwarten. Zugleich sollten Sie die Steuerung nicht aus der Hand geben. Halten Sie Reports und Meetings in kurzen Abständen ab, um die Entwicklung anhand der vereinbarten, aber noch nicht gültigen Leistungskriterien zu verfolgen. Auf dieser Basis kann der Dienstleister zielorientiert gesteuert werden, gleichzeitig findet für beide Seiten ein Probelauf des Servicemanagements statt.

 

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