Von manueller Erfassung zu vollautomatisierten SAP-Prozessen

Die effiziente Verwaltung und Automatisierung von Stammdaten ist für moderne Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Insbesondere Materialstammdaten sind als zentrales Element logistischer und produktionsbezogener Prozesse maßgeblich für die Wertschöpfung. Ihre korrekte und konsistente Pflege beeinflusst direkt die Produktivität und die Kosteneffizienz.

Gemeinsam mit unserem Kunden konnten wir erfolgreich die gesamte Materialstamm-Landschaft automatisieren. Mit den erbrachten Leistungen haben wir die einfache und reibungslose Anlage, Änderung und Betrachtung von verschiedensten Materialarten beim Kunden gewährleistet.

Die Maßnahme resultierte in einer nachweislich höheren Datenqualität und -zuverlässigkeit. Dadurch konnten die bekannten negativen Auswirkungen fehlerhafter oder unvollständiger Materialstammdaten – von fehlerhaften Bestellungen bis hin zu teuren Lieferproblemen und Planungsfehlern – präventiv ausgeschlossen werden.

Der Kunde trat mit der Herausforderung an uns heran, den gesamten Prozess vom Design bis zur Arbeitsvorbereitung seiner Produkte zu vereinfachen und zu automatisieren. Eine der größten Hürden stellte dabei der Ist-Prozess der Fertigartikel dar, der sich als umständlich und fehleranfällig erwies. Dieser war wie folgt:

• Der Designer erzeugt und beschreibt sein Design in Word. Dieses beinhaltet auch eine textuelle Beschreibung der Design-Stückliste.
• Ein Kollege in der Arbeitsvorbereitung übersetzt die Information aus dem Word-Dokument in SAP-Daten. Dies erfordert eine Überprüfung der Machbarkeit und Umsetzung der Word-Inhalte.
• Der Kollege erzeugt alle notwendigen Komponenten für die Fertigung in SAP. Dabei orchestriert er weitere Kollegen für die Anlage von spezifischen SAP-Stammdaten, insbesondere Materialstammdaten.
• Die textuelle Design-Stückliste muss manuell in einen Fertigungsauftrag überführt werden.

Eine besondere Herausforderung in diesem Prozess war der Verzicht auf einen regulären Arbeitsplan und eine Fertigungsstückliste. Dies führte dazu, dass für ähnliche Fertigartikel immer wieder die gleiche manuelle Arbeit anfiel, was nicht nur ineffizient war, sondern auch das Risiko von Fehlern erhöhte und die Nachverfolgbarkeit erschwerte.

Mit unserer Expertise und dem Kunden gemeinsam konnten wir für jede Materialart maßgeschneiderte Prozesse entwickeln die, die Erfassung der Daten in SAP so weit vereinfachen, dass eine Verwendung von Word überhaupt nicht mehr notwendig ist. Der neue, optimierte Ist-Prozess der Fertigartikel sieht nun so aus:

• Der Designer erzeugt sein Design direkt in einem MDG+ bRobots® Antrag. Dies stellt sicher, dass alle notwendigen Informationen von Anfang an in einer strukturierten und systemrelevanten Form vorliegen.
• Die zuständigen Kollegen bekommen automatisch den MDG+ bRobots® Antrag zugewiesen um mit weiteren MDG+ bRobots® Prozessen die Materialstamm-Daten und etwaige benötigte Komponenten automatisiert anzulegen.
• Ein Kollege in der Arbeitsvorbereitung erhält final den MDG+ bRobots® Antrag mit allen bereits automatisiert angelegten Materialstamm-Daten und dem ursprünglichen Design. Er kann die Daten abschließend kontrollieren und etwaige Ungereimtheiten direkt im Antrag korrigieren. Eine direkte Kommunikation mit den vorherigen Teilnehmern im MDG+ bRobots® Antrag ist jederzeit möglich, was den Informationsaustausch erheblich verbessert. Bei der Freigabe des MDG+ bRobots® Antrags erfolgt eine umfassende Automatisierung:
  • der Materialstamm für den Fertigartikel
  • die Design-Stückliste
  • die Fertigungsstückliste
  • der Arbeitsplan und
  • die Fertigungsversion im Materialstamm des Fertigartikels

wird automatisiert angelegt.

Als Ergebnis dieses Antragprozesses stehen somit wiederverwendbare, qualitativ hochwertige Stammdaten im System bereit. Diese können nach dem Antrag unmittelbar für einen Fertigungsauftrag verwendet oder in Zukunft für ähnliche oder gleiche Fertigartikel wiederverwendet werden.

Durch die enge Anbindung des Designers an die Arbeitsvorbereitung gehen wichtige Informationen nicht mehr verloren. Die automatisierte Anlage eliminiert die Fehlerquelle der manuellen Übertragung der Daten in SAP-Stammdaten durch den Arbeitsvorbereiter. Dies führt zu einer erhöhten Transparenz und Genauigkeit in allen Geschäftsbereichen, verbessert die Auditleistung durch leichtere Nachvollziehbarkeit und Dokumentation.

MDG ist mehr als nur ein IT-Projekt; es ist eine strategische Investition in die Zukunft eines Unternehmens. Es ermöglicht nicht nur die Optimierung von Prozessen und die Reduzierung von Risiken, sondern verwandelt Daten in einen wertvollen Vermögenswert, der einen langfristigen Wettbewerbsvorteil sichert. Durch die zentrale Stammdatenpflege, automatisierte Dublettenprüfung, definierte Validierungsregeln und Genehmigungsprozesse wird die Datenqualität kontinuierlich verbessert.

Falls Sie also auch keine Lust mehr auf manuelle Übertragungsfehler und „stille Post“ zwischen Ihren Abteilungen haben, dann kontaktieren Sie uns jetzt, um Ihre Materialstammdaten-Governance zu optimieren und Ihre Wertschöpfungskette zu maximieren.