Wie viel Handarbeit steckt in Ihrem Posteingang?
Bestellungen, Rechnungen, Reklamationen und Serviceanfragen kommen in den meisten Unternehmen per E-Mail. Die entscheidenden Angaben stecken im Mailtext, in PDFs, Excel-Tabellen, Fotos oder gescannten Dokumenten. Jedes Format sieht anders aus, und jeder Absender schreibt anders.
Bevor daraus ein Auftrag, eine Buchung oder ein Reklamationsfall wird, lesen Mitarbeitende die Nachricht, ordnen sie ein, prüfen die Angaben und tippen sie ins Zielsystem. Das kostet Zeit, erzeugt Tippfehler und hängt an einzelnen Personen.
Inbound AI macht aus unstrukturiertem Input einen strukturierten, nachvollziehbaren Vorgang.
Vorteile der automatisierten E-Mail- und Dokumentenverarbeitung
Weniger Abtippen, weniger Fehler
Inbound AI liest Angaben wie Bestellnummer, Artikelnummer, Menge oder Liefertermin automatisch aus. Ihre Mitarbeitenden prüfen nur noch dort, wo es nötig ist.
Schnellere Durchlaufzeiten
Daten stehen direkt nach Eingang der E-Mail für Auftrag, Buchung oder Bearbeitung bereit, nicht erst, wenn jemand Zeit zum Erfassen hat.
Nachvollziehbare Entscheidungen
Regeln und Erkennungssicherheiten legen fest, wann ein Vorgang automatisch weiterläuft und wann ein Mensch entscheidet. Jeder Schritt bleibt überprüfbar.
Schrittweise automatisieren
Starten Sie mit einem Prozess, etwa Bestellungen, und ergänzen Sie später Reklamationen, Rechnungen oder eigene Dokumenttypen.
So funktioniert Inbound AI in 4 Schritten
Eingang verstehen
Inbound AI betrachtet Mailtext und Anhänge als einen gemeinsamen Vorgang. Die Lösung erkennt, ob es sich um eine Bestellung, Reklamation, Rechnung oder einen anderen definierten Dokumenttyp handelt. Unterstützt werden Mailtexte, PDFs, Excel-Dateien, Bilder und gescannte Dokumente.
Daten auslesen
Die benötigten Felder werden extrahiert, zum Beispiel Kundennummer, Bestellnummer, Artikelnummer, Stückzahl, Lieferdatum oder Rechnungsbetrag. Zu jedem Wert ermittelt die KI eine Erkennungssicherheit.
Prüfen und entscheiden
Fachliche Regeln prüfen die Daten, etwa auf Pflichtangaben oder plausible Werte. Ist alles eindeutig, läuft der Vorgang automatisch weiter. Fehlt eine Angabe oder ist ein Wert unsicher, entsteht eine Prüfaufgabe für Ihre Mitarbeitenden.
An Zielsysteme übergeben
Freigegebene Daten gehen an Ihre Systeme, zum Beispiel Business Central, SharePoint, Microsoft Teams, eine SQL-Datenbank oder eine abgesicherte API.
Anwendungsfälle: Bestellungen, Reklamationen, Rechnungen und Verträge
Kontrolle statt KI-Blackbox: Mensch, Regeln und Sicherheit
Inbound AI automatisiert nicht um jeden Preis. Fehlt eine Pflichtangabe oder ist ein erkannter Wert unsicher, entsteht eine strukturierte Prüfaufgabe. Die prüfende Person sieht den Originaleingang, die erkannten Dokumente, die ausgelesenen Werte und deren Erkennungssicherheit auf einen Blick.
Das macht Inbound AI nachvollziehbar, kontrolliert und sicher.
- Nachvollziehbar: Jeder Verarbeitungsschritt wird protokolliert und bleibt überprüfbar.
- Gezielte menschliche Prüfung: Sie legen fest, bei welchen Ausnahmen ein Mensch entscheidet.
- Sichere Anhänge: Jeder Anhang wird auf Dateityp, technische Inhaltsmerkmale, Integrität und Schadsoftware geprüft. Bei unklarem Ergebnis hält die Verarbeitung an.
Integration in Microsoft 365, Azure und Business Central
Inbound AI ist für Microsoft-Umgebungen gebaut und nutzt bewährte Dienste aus Microsoft 365 und Azure.
Microsoft Entra ID
Microsoft Graph
Azure AI Content Understanding
Microsoft Defender for Storage
Azure Blob Storage
Azure SQL
Microsoft Teams
Microsoft SharePoint
Business Central
So starten Sie mit Inbound AI
Bestellung, Reklamation oder ein ganz eigener Dokumentenprozess: Lassen Sie uns gemeinsam anschauen, wo Inbound AI bei Ihnen ansetzen kann.
Ihre Ansprechpartnerin:
Juliane Tschierske
Beratung
Häufige Fragen zu Inbound AI (FAQ)
Was ist Inbound AI?
Inbound AI ist eine Lösung von AKQUINET, die eingehende E-Mails und Dokumente automatisch verarbeitet. Sie erkennt den Dokumenttyp, liest die benötigten Daten aus und übergibt sie regelbasiert an Systeme wie Business Central, SharePoint oder Teams.
Für welche Prozesse eignet sich Inbound AI?
Inbound AI eignet sich für alle Prozesse, die mit einer E-Mail oder einem Dokument beginnen. Typisch sind Bestellungen, Reklamationen, Eingangsrechnungen und Verträge. Eigene Dokumenttypen lassen sich zusätzlich definieren.
Was unterscheidet Inbound AI von klassischer OCR?
Klassische OCR wandelt ein Dokument in Text um, versteht aber nicht, was darin steht. Inbound AI erkennt den Zusammenhang von Mailtext und Anhängen, ordnet den Vorgang ein und liest gezielt die Felder aus, die Ihr Prozess braucht. Regeln entscheiden danach, wie es weitergeht.
Werden Vorgänge vollständig durch KI automatisiert?
Nicht zwingend. Die KI erkennt und liest Informationen aus, definierte Regeln steuern die weitere Verarbeitung. Bei fehlenden Angaben oder unsicheren Werten entsteht eine Prüfaufgabe für Ihre Mitarbeitenden.
Wie zuverlässig erkennt Inbound AI die Daten?
Zu jedem ausgelesenen Wert ermittelt Inbound AI eine Erkennungssicherheit. Sie legen fest, ab welchem Wert ein Vorgang automatisch weiterläuft.
Funktioniert Inbound AI auch mit gescannten Dokumenten und Fotos?
Ja. Inbound AI verarbeitet neben Mailtexten und PDFs auch Excel-Dateien, Bilder und gescannte Dokumente.
Lässt sich Inbound AI in bestehende Systeme integrieren?
Ja. Inbound AI ist für Microsoft-Umgebungen ausgelegt und übergibt Daten unter anderem an Business Central, SharePoint, Microsoft Teams, SQL-Datenbanken oder abgesicherte APIs.
Brauche ich Microsoft Dynamics 365 Business Central?
Nein. Business Central ist ein häufiges Zielsystem, aber keine Voraussetzung. Inbound AI kann Daten auch an andere Systeme übergeben.
Wie können wir mit Inbound AI starten?
Am besten mit einem konkreten Prozess, der heute viel manuelle Arbeit verursacht. Gemeinsam betrachten wir Eingang, benötigte Informationen, bestehende Regeln und Zielsysteme und prüfen, wie sich der Anwendungsfall abbilden lässt.