Mythos: „Eine SAP-Cloud-ERP-Einführung dauert zu lange und ist zu kompliziert"

Jahrelang wurden ERP-Einführungen mit mehrjährigen Projekten, hohen Beratungskosten, umfangreichen Anpassungen und dem Risiko von Budgetüberschreitungen in Verbindung gebracht. Diese Wahrnehmung prägt bis heute, wie viele Unternehmen auf SAP blicken.

Ein häufig wiederholter Mythos lautet: „Die Einführung von SAP S/4HANA Cloud ERP muss ein langer, teurer und komplizierter Prozess sein.“ Tatsächlich ähnelt eine moderne SAP-S/4HANA-Cloud-Einführung – insbesondere im Cloud-ERP-Modell – immer weniger einem klassischen „maßgeschneiderten“ Projekt und immer mehr einem strukturierten Prozess, in dem ein fertiger, bewährter Business-Standard eingeführt wird.

Was hat sich geändert?

Die entscheidende Veränderung liegt in der Abkehr von der Philosophie übermäßiger Individualisierung. Bei klassischen ERP-Einführungen – sowohl bei SAP ECC als auch bei vielen anderen Systemen – versuchten Unternehmen häufig, all ihre bestehenden, lokalen Abläufe im System nachzubilden. Die Folge waren langwierige Analysen, zahlreiche Modifikationen, kostspielige Entwicklungen, aufwendigere Tests und spätere Probleme bei Updates. SAP S/4HANA Cloud setzt auf einen anderen Ansatz: „Fit-to-Standard“. Das bedeutet, die Organisation dort an bewährte, vordefinierte Prozesse anzupassen, wo dies keinen Wettbewerbsvorteil bringt. SAP Cloud ALM unterstützt dabei Fit-to-Standard-Workshops, Projektpläne, Rollen, Sprints, Meilensteine sowie Inhalte der SAP Best Practices.

Muss die Einführung bei null beginnen?

In der Praxis bedeutet das: Das Unternehmen fängt nicht mit einem leeren Blatt an. SAP stellt fertige Prozessszenarien, vorkonfigurierte Lösungen und Best Practices für Bereiche wie Finanzen, Einkauf, Vertrieb, Lagerverwaltung, Produktion, Controlling und Reporting bereit. Die Best Practices für SAP S/4HANA Cloud Public Edition werden als aktivierbare Inhalte direkt in der Lösung ausgeliefert, was den Zeitaufwand für Design und Konfiguration erheblich verringert. Statt monatelang zu beschreiben, wie das Unternehmen „schon immer gearbeitet hat“, lassen sich die aktuellen Prozesse zügig mit dem SAP-Standard abgleichen – und es lässt sich fundiert entscheiden, welche Abweichungen wirklich von Bedeutung sind.

Was beeinflusst die Kosten einer Einführung wirklich?

Im Vergleich zu anderen ERP-Systemen ist das ein erheblicher Vorteil. Die Einführung kleinerer oder On-Premise-Systeme mag auf den ersten Blick günstiger erscheinen, erfordert aber oft mehr Anpassungen, Integrationen, Workarounds und manuelle Abläufe. Das System lässt sich zwar in begrenztem Umfang schneller in Betrieb nehmen, doch später entstehen Kosten für Entwicklung, Wartung, Reporting sowie für die Integration mit E-Commerce-Plattformen, Banken, Produktionssystemen, Logistik und Analysewerkzeugen. Bei SAP S/4HANA Cloud sind ein Großteil der Geschäftslogik, der Prozesskontrollen und der Integrationen von Anfang an in der Architektur der Lösung verankert. Die Kosten einer Einführung sollten daher nicht nur am Projektpreis gemessen werden, sondern auch an den Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership), der Skalierbarkeit und der Minimierung technischer Schulden.

Wie unterstützt Technologie die Einführung?

Auch Werkzeuge, die die Transformation begleiten, spielen eine wichtige Rolle.

SAP Cloud ALM dient als Plattform zur Steuerung von Einführung, Tests, Aufgaben und Lösungsüberwachung. SAP beschreibt Cloud ALM for Implementation als zentrale Plattform, die die Einführung durch vordefinierte Prozesse und aufgabenbasierte Inhalte beschleunigt. Wichtig dabei: Als SaaS-Lösung benötigt sie keine eigene Infrastruktur, und SAP übernimmt die Wartung – das senkt die Gesamtbetriebskosten des ALM-Werkzeugs.

Die zweite Komponente ist SAP Signavio, das bei der Analyse, Modellierung und Optimierung von Geschäftsprozessen hilft. So erkennt ein Unternehmen, wie Prozesse tatsächlich ablaufen, wo Engpässe entstehen und welche Änderungen nötig sind – und zwar vor der Einführung, nicht erst nach dem Go-live. SAP weist darauf hin, dass die Kombination von Signavio und Cloud ALM einen Weg von der Geschäftsstrategie bis zur Projektumsetzung schafft: Signavio unterstützt Prozessanalyse und -optimierung, während Cloud ALM Design, Entwicklung und Test der Lösung übernimmt.

Das dritte Werkzeug ist SAP LeanIX, das Anwendungsarchitektur und IT-Landschaftsmanagement unterstützt. Das ist besonders für Unternehmen wichtig, die über die Jahre eine Vielzahl von On-Premise-Anwendungen, Schnittstellen und Tabellenkalkulationen aufgebaut haben. LeanIX hilft, diese Landschaft zu ordnen, Abhängigkeiten zu erkennen und Transformationsrisiken zu verringern. SAP beschreibt die Integration von LeanIX und Cloud ALM als Teil der Best Practices für die Transformation mit RISE with SAP.

Fazit

Der Mythos von der langen und teuren SAP-Einführung beruht vor allem auf Erfahrungen mit Legacy-ERP-Projekten, in denen das System stark an die spezifischen Abläufe jedes einzelnen Kunden angepasst wurde.

SAP S/4HANA Cloud ERP basiert auf einem anderen Modell: vordefinierte Prozesse, Best Practices, die Methodik SAP Activate, der Fit-to-Standard-Ansatz sowie Werkzeuge wie Cloud ALM, Signavio und LeanIX. Das heißt nicht, dass jede Einführung einfach ist – der Erfolg erfordert nach wie vor eine gründliche Vorbereitung, fundierte Geschäftsentscheidungen und das Engagement der Anwender. Es heißt aber sehr wohl, dass SAP weder ein mehrjähriges Projekt noch eines mit ausufernden Kosten sein muss. Mit dem richtigen Projektumfang, Projektdisziplin und der Akzeptanz des Standards kann die Einführung schneller, planbarer und sicherer sein als viele scheinbar „leichtere“ ERP-Einführungen.